Informe de auditoría documental

Ya está disponible en GIF el informe Auditoría Documental, dentro del menú de Formación.

Permite ver desde una única pantalla qué documentación de cada grupo formativo está completa y cuál queda pendiente, sin tener que entrar grupo por grupo. Estará disponible para los administradores y los gestores de formación; estos últimos verán únicamente los grupos de las agrupaciones a las que están asociados.

El informe se filtra por defecto por el año en curso, la fase de finalización y la modalidad presencial. Muestra una línea por grupo formativo, con sus datos principales y una columna por cada documento controlado. Siempre aparecerán las columnas de listado de asistencia, recibí de diplomas, diplomas y calidad.

El resto de los documentos (recibí de materiales, pruebas de evaluación, CV y contrato del formador) se mostrarán según lo que tengas activado en la configuración del control de documentación.

Cada documento indica su estado, precedido de la etiqueta DIG o MAN, según cómo se gestione:

• Si el grupo trabaja con firma digital, verás DIG junto a su estado: pendiente, incidentado o completo. En el listado de asistencia, también se indicará si falta la firma del formador o del responsable. Mientras el documento no esté completo, la columna de fichero te llevará directamente a las firmas del grupo para ver qué falta. Cuando esté completo, aparecerá un icono PDF para descargar todos los documentos firmados en un único archivo.
• Si el grupo no usa firma digital, verás MAN con el estado asignado al documento en la pestaña de Auditoría (correcto, incidentado, no necesario o pendiente) y un icono PDF para descargar el archivo subido.
• Si existen ambas versiones, prevalecerá la digital.
• En los grupos de teleformación, la asistencia aparecerá como «No requerido».

En la columna de calidad, además, se indica cuántos participantes finalizados tienen el cuestionario tabulado respecto al total (por ejemplo, 7/9).

Con esta novedad, podrás revisar el estado documental de tus formaciones de forma rápida y detectar a tiempo cualquier documento pendiente o con incidencias.

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