GIF automatiza los seguimientos tutoriales en teleformación

GIF incorpora una mejora que permite automatizar la creación de fechas y seguimientos de los participantes, reduciendo tareas manuales y facilitando el acompañamiento durante todo el proceso formativo.

La formación online no consiste únicamente en poner contenidos a disposición de los participantes. También requiere planificar el aprendizaje, acompañar a cada persona durante el curso y comprobar que avanza conforme a los objetivos previstos.

Para facilitar esta gestión, GIF, el software de Gestión Integral de la Formación de Sipadan, incorpora funcionalidades que permiten planificar el desarrollo de los cursos y automatizar las comunicaciones con los participantes.

Un seguimiento personalizado durante todo el proceso formativo

GIF dispone de un módulo de Seguimientos Tutoriales que permite establecer una secuencia de comunicaciones automáticas para los participantes de los grupos formativos en modalidad de teleformación.

Estos seguimientos se apoyan en la planificación didáctica del curso y tienen en cuenta el avance esperado de cada participante. De este modo, las comunicaciones pueden adaptarse a su situación particular, ayudando a recordar las actividades previstas y a mantener el ritmo de aprendizaje.

La herramienta contempla tres tipos de seguimiento:

• Bienvenida: se envía al inicio del periodo formativo e informa al participante sobre el curso, las fechas, el acceso a la plataforma y la documentación de apoyo.
• Control: se programa a lo largo del curso para informar sobre las actividades previstas y adaptar el mensaje a la situación del participante, teniendo en cuenta su progreso y las tareas que debería haber realizado.
• Despedida: se realiza al finalizar el periodo formativo para cerrar el proceso de acompañamiento.

Estas comunicaciones se asignan a uno de los tutores del grupo, de manera que el participante puede responder directamente a través del correo electrónico asociado al tutor.

El resultado es un acompañamiento estructurado que ayuda a mantener informadas a las personas participantes y facilita la dinamización de la formación, sin depender exclusivamente de recordatorios manuales.

De la planificación del curso a los seguimientos automáticos

Para que estos seguimientos funcionen, GIF dispone de una herramienta de planificación de fechas que distribuye las lecciones y evaluaciones a lo largo del periodo formativo.

El sistema tiene en cuenta elementos como la carga lectiva de las lecciones, su orden y los prerrequisitos establecidos para proponer una planificación ajustada a la duración del curso. Las fechas resultantes pueden revisarse y modificarse para adaptarlas a las necesidades de cada organización.

A partir de esta planificación se generan los seguimientos tutoriales, vinculados a los momentos clave del aprendizaje.

Nueva mejora: automatización de fechas y seguimientos

Hasta ahora, para generar los seguimientos era necesario crear previamente las fechas en el calendario del grupo formativo. Con la nueva mejora, GIF permite automatizar ambos procesos mediante una configuración específica del sistema.

Desde Configuración del sistema > Notificaciones, es posible activar dos opciones:

1. Calendario automático

2. Generación automática de seguimientos

Una vez disponibles las fechas del calendario, GIF crea automáticamente los seguimientos de bienvenida, control y despedida que no tengan registros previos, utilizando la planificación generada.

¿Qué aporta esta mejora a la gestión de la formación?

La automatización permite simplificar una parte del trabajo operativo asociado a la puesta en marcha y dinamización de los cursos online.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Menos tareas manuales: reduce la necesidad de crear individualmente las fechas y los seguimientos.
• Mayor agilidad en la puesta en marcha: facilita la preparación de los grupos cuando comienzan su periodo formativo.
• Continuidad en el acompañamiento: permite generar los seguimientos previstos a partir de la planificación del curso.
• Flexibilidad de configuración: cada organización puede decidir dónde activar la automatización, según sus necesidades.
• Mejor aprovechamiento del tiempo del equipo de formación: facilita dedicar más recursos a la coordinación, la atención a los participantes y otras tareas de valor.

GIF se conecta con el LMS del cliente

Las organizaciones no tienen por qué cambiar su plataforma de aprendizaje para beneficiarse de las capacidades de gestión y automatización de GIF. La solución permite integrarse con el LMS de la empresa, facilitando la conexión entre la gestión de la formación y el entorno en el que las personas trabajadoras realizan sus cursos.

GIF cuenta con integraciones con plataformas como Cornerstone, SAP SuccessFactors, Moodle, Workday y Chamilo, adaptándose así a diferentes ecosistemas tecnológicos y necesidades organizativas.

Esta capacidad de integración permite a las empresas aprovechar las funcionalidades de GIF y avanzar hacia una gestión de la formación más conectada, eficiente y automatizada, manteniendo su entorno de aprendizaje habitual.

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