HAND: La automatización inteligente que elimina errores, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento de los plazos en FUNDAE

¿Y si nunca más tuvieras que preocuparte por comunicar un inicio o un fin de grupo en FUNDAE?

Cada responsable de formación conoce perfectamente esta situación.

"¿Hemos comunicado ya el inicio del curso?"

"¿Quedan grupos pendientes de notificar?"

"¿Quién ha subido el XML?"

"¿Y si mañana empieza el curso y todavía no está comunicado?"

Cuando una organización gestiona decenas de grupos formativos al mes, las comunicaciones con FUNDAE dejan de ser una tarea administrativa para convertirse en un riesgo operativo.

Un solo olvido puede generar incidencias, retrasos o incumplimientos.

Por eso en GIF hemos desarrollado HAND (Herramienta Automatizada de Notificaciones Digitales), un robot integrado en el software de gestión GIF que automatiza completamente las comunicaciones con FUNDAE.

Mientras el equipo sigue trabajando, HAND se ocupa del resto.

HAND trabaja por ti las 24 horas del día

HAND automatiza todo el proceso de comunicación con FUNDAE.No solamente envía un XML.

Se encarga de todo el ciclo:

• Validar el XML
• Firmarlo digitalmente
• Comunicarlo en FUNDAE
• Descargar el justificante oficial de la comunicación
• Asociarlo automáticamente al grupo formativo
• Registrar toda la trazabilidad
• Todo ello de forma completamente automática y disponible 24x7.

Esta automatización permite reducir entre un 70% y un 90% el tiempo dedicado a las comunicaciones con FUNDAE, eliminando prácticamente la intervención manual

El proceso paso a paso

1. Validación inteligente del XML

   Antes de comunicar cualquier grupo, HAND realiza una validación previa del XML.
   
   Comprueba automáticamente:

   • estructura del fichero
   • campos obligatorios
   • coherencia de la información
   • requisitos exigidos por FUNDAE

   
   De esta manera evita que el XML sea rechazado una vez enviado.Si existe cualquier incidencia, el gestor recibe inmediatamente una notificación indicando el motivo del rechazo.
   

2. Tú decides cuándo quieres comunicar
   
   Cada organización trabaja de una forma distinta.Por eso HAND permite tres modalidades diferentes.
   
   Comunicación inmediata

   En el mismo momento en que el grupo cambia de estado en GIF, HAND comunica automáticamente el inicio o el fin en FUNDAE.
   
   Ideal para organizaciones que quieren que la comunicación sea completamente automática.
   
   Comunicación programada
   
   Puedes indicar el día exacto en el que deseas realizar la comunicación.
   Por ejemplo:

   • comunicar el 25 de julio
   • comunicar el último día del mes
   • comunicar el primer día del mes siguiente

   Muy útil en las comunicaciones de FIN cuando la empresa organiza sus cierres administrativos o de bonificaciones por meses.
   
   Comunicación parametrizada
   
   Probablemente la opción más utilizada. Simplemente se configura una regla.
   
   Por ejemplo:
   
   "Comunicar automáticamente todos los inicios 2 días antes del comienzo del grupo."
   "Comunicar todos los finales cinco días después de finalizar la formación."
   
   Desde ese momento, HAND trabaja solo.
   
   El gestor deja de preocuparse por recordar fechas.
   
   El sistema lo hace automáticamente.
   
   

¿Y si modifico un grupo ya comunicado?

Esta es una de las funcionalidades más inteligentes de HAND.

Imaginemos este caso.

El grupo ya fue comunicado correctamente.

Posteriormente cambias:

• una fecha
• un horario
• un docente
• una instalación
• cualquier dato comunicado a FUNDAE

HAND detecta automáticamente que la información ya no coincide con la comunicación realizada.

El grupo cambia de estado:

▶️ Notificado → Modificado

Y vuelve a entrar automáticamente en la cola de comunicaciones.

Si el sistema está configurado, por ejemplo, para comunicar dos días antes del inicio, HAND volverá a comunicar ese grupo cuando corresponda, sin que el gestor tenga que hacer absolutamente nada.

No existen olvidos.

No existen grupos "a medio actualizar".

Toda la documentación queda centralizada en GIF

Uno de los mayores problemas en las auditorías suele ser localizar la documentación oficial de FUNDAE.

Con HAND esto desaparece.

Cada vez que una comunicación se tramita correctamente:

✔ FUNDAE genera el PDF oficial

✔ HAND lo descarga automáticamente

✔ lo vincula al grupo formativo

✔ queda disponible para siempre dentro del expediente del curso

No hay carpetas.

No hay descargas manuales.

No hay documentos perdidos.

Todo queda centralizado dentro del propio grupo formativo.

(Insertar aquí el PDF oficial devuelto por FUNDAE)

Trazabilidad completa de todas las
comunicaciones en GIF

Todas las operaciones realizadas por HAND quedan registradas dentro del módulo de Notificaciones de GIF.

El gestor puede consultar en tiempo real:

• comunicaciones realizadas
• fecha y hora
• responsable
• estado
• incidencias
• errores
• documentos generados

Toda la trazabilidad desde un único panel.

Beneficios reales para el departamento de Formación

Con HAND las organizaciones consiguen:

✅ Más productividad

Eliminan tareas repetitivas.

✅ Más seguridad

Nunca vuelven a preguntarse:

"¿Se ha comunicado este curso?"

✅ Más control

Toda la documentación queda asociada al grupo formativo.

✅ Menos errores

La validación previa evita la mayoría de rechazos de XML.

✅ Cumplimiento de plazos

HAND comunica incluso fuera del horario laboral.

Trabaja 24 horas al día.

✅ Escalabilidad

Gestionar 100 grupos o gestionar 2.000 supone prácticamente el mismo esfuerzo administrativo.

✅ Auditorías mucho más sencillas

Toda la documentación oficial permanece centralizada dentro de GIF.

Mucho más que un robot

HAND no sustituye al gestor.

Le libera.

Mientras el equipo dedica su tiempo a planificar la formación, analizar indicadores o aportar valor a la organización, HAND realiza automáticamente todas las tareas repetitivas relacionadas con FUNDAE.

Porque la verdadera transformación digital no consiste en hacer las cosas más rápido.

Consiste en dejar de tener que hacerlas.

¿Por qué elegir GIF con HAND?

GIF no solo automatiza la comunicación con FUNDAE.

Centraliza toda la gestión de la formación de la organización en una única plataforma: planificación, ejecución, documentación, firma digital, costes, indicadores, expedientes, integraciones y comunicaciones oficiales.

HAND amplía este ecosistema incorporando la automatización inteligente de las notificaciones de acciones formativas, inicios y finalizaciones, con validación previa de XML, ejecución automática, trazabilidad completa y custodia documental.

Solicita una demostración personalizada de GIF y comprueba cómo eliminar tareas manuales, reducir incidencias y garantizar el cumplimiento de todos los plazos de comunicación.