Excel como punto crítico del proceso

Artículo de Laura Castro, especialista en Formación Bonificada • FUNDAE

La luz de la tarde entraba por la ventana cuando Clara abrió un archivo que parecía no tener fin: filas, columnas, fórmulas, pestañas, colores, comentarios… Parecía más un mapa de supervivencia que una herramienta de gestión. Marcos observaba en silencio, como quien mira una radiografía que confirma un diagnóstico que ya intuía.

—Marcos te presento nuestro Cronograma. Este Excel es el núcleo de la gestión diaria —dijo Clara—. Bueno, en realidad es uno de los muchos que utilizamos. Aquí controlamos acciones, proveedores, fechas, documentación, estados, incidencias, sobrevenidas, etc. Y cada delegación tiene su versión. Y cada proveedor envía la suya. Y cada técnico guarda un archivo personal “por si acaso”. Y es tan… ¿inabarcable?

Marcos respiró hondo.

—Es el síntoma más claro de un sistema que ha crecido sin estructura. Excel sirve para muchas cosas, pero no para sostener un proceso normativo que sea trazable. Y menos en una empresa de vuestro tamaño con el volumen de trabajo que tenéis.

Clara pasó las pestañas con rapidez. Cada una parecía pertenecer a un universo distinto.

—Mira: en la primera hoja tenemos la “foto” global con las acciones y grupos formativos que, habiendo sido informados a la RLT, ya están programados. Es decir, está confirmada la impartición con proveedores y el número de personas participantes previstas en cada delegación. Tenemos una serie de columnas complementarias donde registramos las incidencias o la documentación pendiente. Con una leyenda de colores visualizamos los cambios de última hora o datos sin validar. Y aquí… aquí, está lo que no sabemos dónde poner.

En realidad —continuó Clara— trabajamos a diario con varios Excel. Todos son importantes, pero junto al Cronograma hay dos informes más que, si fallaran, comprometerían por completo nuestra operativa.

• Seguimiento de documentación y certificación de participantes finalizados, y
•  Justificación económica.

Marcos sonrió con empatía, no con burla.

—Seis Excel, ¿no son muchos?. Es un sistema operativo paralelo creado por necesidad pero con cuatro problemas críticos que no garantizan:

1. Trazabilidad. Si alguien cambia algo, no queda rastro.

2. Cumplimiento normativo. Excel no sabe si falta un documento obligatorio o si un paso está mal secuenciado.

3. Coordinación. Cada persona trabaja con su versión, su interpretación y su ritmo.

4. Fiabilidad del cálculo de costes. Cualquier error en una fórmula, una celda mal arrastrada, un dato desactualizado o incluso el borrado accidental del archivo introduce riesgos operativos o económicos innecesarios.

—Y lo peor es que sabemos que no es suficiente. Pero cada año los parcheamos: añadimos una pestaña más, un color diferente, cambiamos el orden de las columnas, incluimos alguna macro como mejora… y acabamos convencidos de que esta vez “funcionará” —afirmó Clara—.

—Funciona —respondió Marcos— hasta que deja de funcionar, y os invalida la bonificación. Y entonces tomaréis conciencia del anti‑modelo que lleváis años construyendo entre todos. Es muy fácil que:

• Un técnico del SEPE pida un dato que no está.

• Una delegación use una versión desactualizada del archivo.

• Un proveedor envíe un documento que nadie revisa.

   

• Alguien del equipo se marche llevándose consigo la lógica del fichero.

   

• La normativa cambie y el Excel no pueda adaptarse.

—Clara, al menos estaréis trabajando en el entorno de Microsoft 365, ¿no? —preguntó Marcos—. Te lo pregunto por saber que trabajáis en un entorno colaborativo y todos accedéis a los datos a la vez.

Clara dejó escapar una risa breve, casi resignada.

—Ojalá —respondió Clara—. Pero no, seguimos con la versión de escritorio. Cuando alguien necesita abrir un Excel, tiene que pedir el turno. Y así vamos tirando.

—¿En serio? —Marcos frunció el ceño, incrédulo—. Eso es trabajar como si fuera una cadena de montaje y un síntoma clarísimo de un sistema sin rumbo departamental y con un conocimiento fragmentado de cada agente que interviene en el proceso de gestión. No podéis aspirar a mejorar si cada paso depende de que alguien levante la cabeza y diga “quien esté usando el Cronograma que lo cierre, por favor”.

—Lo sé. Aquí las cosas cambian despacio. Muy despacio.

Marcos la observó un instante, calibrando sus palabras.

—Pues habrá que empezar a moverlas —dijo finalmente—. Porque si no, el trabajo os va a seguir frenando en lugar de impulsaros. Y eso, Clara, no es culpa de la gente: es culpa del sistema. GIF no viene a sustituir Excel, sino a reforzar. En algunos casos, podréis prescindir de él y en otros, complementaréis su uso.

Y acto seguido, abrió GIF en su pantalla.

—Clara, voy a explicarte cómo funciona el flujo operativo paso a paso. Así entenderás qué ocurre en cada momento, por qué todo fluye y tiene sentido:

• Todo empieza con una acción concreta. Cada acción tiene su propia ficha, donde se describe qué se va a hacer, quién es el gestor responsable y qué se necesita. Así no hay dudas sobre qué se está ejecutando ni quién debe asumir la gestión.
• Después viene la documentación que tiene un lugar exacto dentro del sistema, para evitar su pérdida o que haya versiones distintas. Así, si cada cosa está en su sitio, cualquiera puede encontrarla y trabajar con la versión correcta.
• Cuando interviene un proveedor, él subirá lo que le corresponde en el momento adecuado. Y si se retrasa en el plazo de entrega, el flujo se detiene. Su aportación es necesaria para seguir avanzando.
• A continuación, la delegación validará lo que toca en el momento preciso. Si algo no está bien, se corrige antes de pasar al siguiente paso.
• De cada cambio quedará un registro. Así tendremos un historial completo para identificar quién modificó qué, cuándo y por qué. Es clave para auditorías y trazabilidad.
• Todo el flujo está alineado con la normativa, lo que significa que cada paso cumple con los requisitos legales. O dicho con otras palabras, nada se hace fuera de lo que exige la regulación.
• En cualquier momento, todos pueden ver el estado real del proceso. La transparencia evita malentendidos y facilita la coordinación. Ahora bien, cabe la posibilidad de configurar los perfiles para que no puedan acceder/consultar todo el proceso.
• Y lo más importante: si falta algo crítico, el sistema no dejará continuar. Este control estructural evita errores graves porque el flujo solo avanza cuando todo está completo y validado.

Clara observó la pantalla en silencio. Era la primera vez que veía un sistema que no solo organizaba, sino que también ordenaba.

—GIF es otra forma de trabajar —dijo—.

—Es otra forma de pensar la gestión —respondió Marcos—. Es pasar del “yo creo que está” a “el sistema confirma que está”. Evitas el “cada uno tiene su archivo” al “todos trabajamos en el mismo flujo”.

Y de esta manera, reduces el miedo a equivocarte porque el sistema te ofrece garantías de cumplimiento normativo.

—Marcos, creo que el Cronograma es la señal de todo lo que tenemos que dejar atrás.

—Y GIF —concluyó él— es el código que os permite hacerlo.

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