Uno de los aspectos más críticos en la formación programada para las empresas —y donde muchas empresas suelen cometer errores— es la gestión documental.
La correcta recopilación, custodia y archivo de la documentación no solo es una obligación legal en caso de inspecciones o requerimientos, sino también una garantía de transparencia, seguridad y trazabilidad del proceso formativo.
En este artículo repasamos qué documentación es exigible por normativa y cuál es recomendable conservar para blindar la formación, diferenciando según la modalidad de impartición.
Cartel Informativo: Tiene que estar en aula en algún lugar claramente expuesto. La Entidad que se encarga de gestionar la formación tiene que ubicar un cartel en el que se informe de los datos de la formación que se está ejecutando en el aula y se debe indicar expresamente que formación se está realizando bajo la iniciativa de formación programada.
Planificación Didáctica y Metodológica: Su función es acreditar cómo se ha diseñado la acción formativa para que exista coherencia entre lo que la empresa comunica en la aplicación y lo que realmente se imparte en el aula.
Esta guía solo es requerida en determinados requerimientos por la administración cuando solicita especialmente evaluar cómo ha sido el proceso de evaluación.
Control de Asistencia:
El documento de control de asistencia es uno de los requisitos fundamentales en la formación bonificada (FUNDAE), especialmente en la modalidad presencial y en aula virtual (considerada presencial a efectos de bonificación). Es la principal prueba documental de que los alumnos han asistido realmente a la formación.
Es imprescindible tener un control de asistencia independiente por cada tramo comunicado. Si hay formación por la mañana y tarde se consideran dos sesiones. Cada trabajador tiene la obligación de firmar los listados.
Es obligatorio que todos los controles de asistencia sean firmados tanto por los participantes, docentes, como responsables de formación.
¿Es imprescindible utilizar el control de asistencia de FUNDAE o puedo tener un modelo propio?
FUNDAE no impone un formato único, pero sí establece los datos mínimos obligatorios que debe recoger el documento. Es decir, puedes usar un modelo propio siempre que incluya toda la información exigida.
Es importante, en caso de requerimiento, verificar que todos estos campos estén debidamente cumplimentados y que todas las personas que hemos dicho que tienen que firman hayan firmado todos esos controles de asistencia.
Tenemos que saber que no controlar la asistencia de los participante mediante este registro en formación bonificable es considerada como una infracción laboral grave. Por ello, debemos cuidar que la documentación no se pierda y establecer los mecanismos para que se eternice para recibirla una vez finalizada la formación.
Este documento solo es necesario cuando la empresa organizadora o beneficiaria imputa los costes del material didáctico como parte de los costes directos de la acción formativa.
¿Cuándo se requiere?
El material entregado al alumno (manuales, libros, licencias de software, kits didácticos, etc.) se incluye dentro de la factura como coste directo imputable a la acción bonificada.
La portada del material e índice es algo que solicitan muy recurrente en los requerimientos. Debemos vigilar que estos índices coincidan con lo que se ha comunicado en la Acción Formativa, ya que en caso qume no coincidan pueden potencialmente incidentar la formación.
Cuando la formación presencial se desarrolle mediante aula virtual, ésta deberá contar con carácter general con un registro de conexiones generado por la aplicación del aula virtual en que se identifique, para cada acción formativa desarrollada a través de este medio, las personas participantes en el aula, así como sus fechas y tiempos de conexión, así como contar con un mecanismo que posibilite la conexión durante el tiempo de celebración del aula por parte de los órganos de control.
En el registro se detallarán:
La Entidad organizadora/gestora debe facilitar obligatoriamente una Guía Didáctica en la que especifíque el procedimiento a seguir ... debe incluir como mínimo los siguientes contenidos:
Guía de ayuda /manual on-line sobre el funcionamiento de la plataforma (utilización, navegación, recursos, asistencia técnica para la resolución de problemas/, etc.).
La Entidad organizadora/bonificada deberá llevar fichas o algún otro tipo de registro individual con datos de los contactos realizados con cada alumno, para acreditar el SEGUIMIENTO TUTORIAL de los alumnos, conteniendo:
- Los datos de la AAFF/Grupo.
- Los datos del participante contactado.
- Los datos del docente que ha realizado el contacto.
- Los datos de contacto (fecha, medio de contacto, objeto del contacto)
Para poder verificar el grado de participación de los alumnos en los grupos formativos, la plataforma debe permitir informes de progreso en los que podamos identificar la siguiente información:
- Los datos de la Acción Formativa/Grupo.
- El listado de los participantes del grupo con porcentaje de progreso, tiempo global de conexión, calificación en las evaluaciones…
También debemos tener informes de Progreso individuales en el que se pueda identificar el progreso detallado por alumno por las lecciones o unidades del curso y el grado de participación del alumno por las diferentes herramientas de trabajo.
En estos informes de progreso deben comprobarse el paso o navegación del participante por los diferentes contenidos.
Para poder verificar que los participantes son aptos tendremos que obtener informes de las conexiones IP de las diferentes sesiones de trabajo de cada uno de los participantes.
Cuando la formación no vaya dirigida a la obtención de certificados de profesionalidad, la Empresa o, en su caso, el centro impartidor de la formación deberá entregar a cada participante el certificado o diploma. (art. 20.2 Orden TAS 2307/2007, de 27 de julio)
El certificado o diploma se hará como mínimo:
- Los datos de la Acción Formativa/Grupo.
- La denominación de la Acción Formativa.
- El periodo formativo.
- Las horas.
- Los contenidos formativos.
Los certificados y diplomas a los que se hace mención en el párrafo anterior deberán ser entregados o remitidos a los participantes en el plazo máximo de dos meses a partir de la fecha de finalización de la acción formativa en que hayan participado. (art. 20.2 Orden TAS 2307/2007, de 27 de julio)
En el caso que las empresas tengan un portal de formación, a través del cual pone a su disposición a los participantes el diploma, basta con tener la evidencia de cuando le hemos notificado a los participantes que se puede descargar el diploma.
Exámenes o Actas de Evaluación o cualquier documento que nos permita acreditar la existencia de un proceso de evaluación del aprovechamiento del aprendizaje y, por tanto, la diferencia entre participantes con o sin aprovechamiento
La Ley 30/2015 introdujo una modificación significativa en la normativa sobre formación bonificada: todas las modalidades de impartición deben contar con un proceso de evaluación del aprendizaje, independientemente de que la formación se realice en modalidad presencial, Teleformación o mixta.
En formación presencial se permite optar entre un acta de evaluación o la realización de exámenes para acreditar el aprovechamiento de los alumnos. Se puede tener diferentes tipos de herramientas de evaluación (acta de evaluación, exámenes…) para los participantes. La obligación de evaluar no implica necesariamente la realización de un examen tradicional, aunque este constituye una de las posibles formas de evaluación.
En las acciones formativas elearning, la normativa exige obligatoriamente la realización de un examen como método de evaluación,
Si un participante aprueba o no aprueba su formación no afecta a la posibilidad de bonificación, pero se diferencia en la finalización de la formación en FUNDAE con el check de con o sin aprovechamiento, y por tanto en el tipo de diploma que va a recibir el PAX es diferente.
La participación de los alumnos en la evaluación de la calidad de las acciones formativas, regulada en el artículo 37.3 del citado Real Decreto, se realizará a través del «Cuestionario de evaluación de calidad». (art. 28.2 Orden TAS 2307/2007, de 27 de julio).
Desde el 2025, FUNDAE incorpora este cuestionario en formulario PDF, que incorpora automáticamente los datos identificativos de la acción formativa y del grupo. Este documento sido diseñado con el objetivo de homogeneizar la captación de información, facilitando el análisis comparativo y la validación de los datos por parte de la Fundación Estatal para la Formación para el Empleo.
Aunque FUNDAE recomienda el uso de un PDF digital, el formato papel sigue siendo válido.
Documentos que nos permitan acreditar los diferentes tipos de gastos soportados (internos o externos), en función de su tipología (Directos, Indirectos o de Organización).
FUNDAE admite expresamente la utilización de la firma digitalizada en toda la documentación exigida para la gestión de la formación programada por las empresas, equiparándola en validez a la firma manuscrita siempre que se garantice la trazabilidad y la identificación de la persona firmante.
Esto significa que documentos como las hojas de control de asistencia, recibís de material (cuando procedan), diploma, o cualquier otro documento requerido en el expediente, pueden ser firmados de manera digitalizada sin necesidad de recoger la rúbrica manual de los participantes.